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Privacy Practices

Submitted by didi on Wed, 2007-12-19 20:44.

NOTICE OF PRIVACY PRACTICES
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En Español

This notice describes how medical, mental health and drug and alcohol-related information about you may be used and disclosed and how you can get access to this information.  Please review it carefully.

I.   Who We Are
This notice describes the privacy practices of Didi Hirsch Community Mental Health Center or "Didi Hirsch," its physicians, nurses, therapists, care coordinators, and other personnel.  It applies to services furnished to you at all Didi Hirsch sites.

II.  Our Privacy Obligations
We are required by law to maintain the privacy of your health information ("Protected Health Information" or "PHI") and to provide you with this Notice of our legal duties and privacy practices with respect to your PHI.  This Notice describes your rights and our obligations for using or disclosing your PHI and informs you about laws that provide special protections for your PHI.  Some examples of PHI are :  (1) information about your health condition; (2) geographic information (such as where you live or work); (3) demographic information (such as your gender, ethnicity or age); and (4) unique members that may identify you (such as your Social Security Number, your driver's license or state certificate number or phone number).

When we use or disclose your PHI, we are required to abide by the terms of this Notice (or other notice in effect at the time of the use or disclosure).  Any revision or update to this Notice will be available to you at each of our facilities, at the request of your service provider.

III.  General Information
Information regarding your health care is protected by federal and state laws, including The Health Insurance Portability and Accountability Act of 1996 (HIPAA)1 and The Druge and Alcohol Confidentiality Regulations2 where applicable.  Without your written permission, Didi Hirsch Community Mental Health Center ("Didi Hirsch") may not disclose to a person outside Didi Hirsch that you attend any of our programs, nor may Didi Hirsch disclose any information identifying you as having mental illness, or a problem with drug or alcohol use, or disclose any other PHI except at permitted by law.

IV.  Disclosures of PHI Allowed Without Your Authorization
Federal and state laws permit Didi Hirsch to disclose information without your written authorization in the following situations:

  • For treatment purposes, we may share your PHI with staff, interns and volunteers within your Didi Hirsch program to coordinate and provide you with health care;
  • For payment purposes, we may share your PHI to submit requests for payment for services that we provide, e.g., to generate a health insurance claim and to collect invoices.  If you are enrolled in a drug or alcohol abuse program, disclosure for payment purposes is prohibited without your authorization;
  • For our health care operations, such as auditing and evaluation of our programs;
  • For research, in most cases, we will ask for your written authorization before using or disclosing your PHI with others in order to conduct research.  However, under some circumstances, we may use and/or disclose your PHI without your prior authorization if we obtain approval through a special review process to ensure that research without your authorization poses minimal risk to your privacy.  Under no circumstances, however, would we allow researchers to use your name or identify you publicly;
  • To our business associates or qualified service organizations, pursuant to a confidentiality agreement with these associates, who will have access to your PHI to perform functions on Didi Hirsch's behalf.  For example, a pharmacy that fulfills your prescription, or an attorney with whom Didi Hirsch consults may have access to information about you. When information about you is disclosed to an external agency or business, we require a confidentiality agreement between them and Didi Hirsch in which they promise not to share your information with others;
  • To comply with court orders or laws which are required to follow;
  • To report a crime committed on Didi Hirsch's premises or against Didi Hirsch personnel;
  • For medical emergencies, to medical personnel;
  • To report suspected child or elder abuse or neglect to appropriate authorities.  However, if you are enrolled in a drug or alcohol abuse program, we can report child and/or elder abuse without our authorization but we cannot reveal that you are receiving services in a substance abuse program.
  • If you are a danger to yourself or to others, if you are enrolled in a mental health program, we can disclose your PHI to medical and/or law enforcement personnel.  If you are enrolled in a drug or alcohol abuse program and are deemed a danger to others, your PHI can only be disclosed as an anonymous report or in a way that does not disclose that you are in the program for treatment for drug or alcohol abuse problems;
  • To a health oversight agency authorized to conduct audits, investigations and inspections of our facilities.  These government agencies monitor the operation of the health care system, compliance with government regulatory programs and civil rights laws.

When we disclose your information for the above purposes, only the specific information necessary for carrying out thse functions will be disclosed.

V.  Your Rights
Under HIPAA and under the Drug and Alcohol Confidentiality Regulations, you have the following rights regarding PHI:

  • The right to name a personal representative who may act on your behalf to control the privacy of your PHI.  Parents or guardians will generally have the right to control the privacy of PHI about minors unless minors are permitted by law to act on their own behalf.
  • The right to revoke your authorization.  You may revoke any written authorization obtained in connection with your protected information, except if, as ordered by the criminal justice system, you are enrolled in a Drug or Alcohol Aubse Program and the authorization was court-ordered.  In cases where we have already taken action on the authorization and the revocation is allowable, the revocation will go into effect when Didi Hirsch has received and processed a written revocation statement from you.
  • The right to request restrictions on certain uses and disclosures of your health information.  Didi Hirsch is not required to agree to any restrictions you request, but if we do agree then we are bound by that agreement and may not use or disclose any information which you have restricted except as necessary in a medical emergency.  If you want to request a restriction, please contact your service provider.
  • The right to request that we communicate with you by alternative means or at an alternative location (such as by phone or mail).  Didi HIrsch will accommodate such requests that are reasonable and will not request an explanation from you.  If you want to request an alternate means of communications, please contact your service provider. 
  • The right to inspect and copy your own health information maintained by Didi Hirsch.  If you want to request access to your health information, you can request it of your service provider.  We may deny your request for access under certain circumstances, but you may request that such denial be reviewed.  If you are a parent or legal guardian of a minor, certain portions of the minor's medical record may not be accessible to you.  For example, records pertaining to health care services for which the minor can lawfully give consent; or the health care provider determines, in good faith, that access to the patient's rcords requested by the representative would have a detrimental effect on the provider's professional relationship with the minor patient or on the minor's physical safety or psychological well-being.
  • The right to request an amendment to your own health information maintained in Didi Hirsch's records.  You may request an amendment to your health information from your service provider.  However, we may deny your request when the information was not created by us, is not part of your records, or is accuarate and complete.
  • The right to request and receive an accounting of disclores of your own health information made by Didi HIrsch during the six years prior to your request.  Didi Hirsch need not account for disclosures of your health information prior to April 14, 2003 or account for use and disclosure of your PHI made for the purposes of treatment, payment or health care operations.  If you want to request an accounting of your health information, please contact your service provider.
  • The right to receive a paper copy of this notice.

VI.  Privacy Officer

For further information or if you have complaints.  If you desire further informationabout your privacy rights, are concerned that we have violated your privacy rights, or disagree with a decision that we made about access to your PHI, you may contact our Privacy Officer at:

Privacy Officer, Department of Quality Assurance
Didi Hirsch Community Mental Health Center
4760 S. Sepulveda Boulevard
Culver City, CA  90230
(310) 390-6612, ext. 447
privacy@didihirsch.org

You may also file written complaints with the Director, Office for Civil Rights of the U.S. Department of Health and Human Services.  Upon request, the Privacy Office will provide you with the correct address for the Director.  We will not retaliate against you if you file a complaint with the Director or us.

VII.  Effective Date and Duration of This Notice

  • Effective Date:  This Notice is effective on April 14, 2003
  • Right to Change Terms of this Notice:  We may change the terms of this Notice at any time.  If we change this Notice, we may make the new notice terms effective for all Protected Health Information that we maintain, including any information created or received prior to issuing the new notice.  If we change this Notice, we will post the new notice in waiting areas around Didi Hirsch Community Mentl Health Center and on our Internest site at www.didihirsch.org.  You may also obtain any new notice by contacting your service provider.

1  45 C.F.R. 160 and 164
2  42 C.F.R. Part 2

AVISO DE PRACTICAS DE CONFIDENCIALIDAD

Este aviso explica cómo se puede usar y divulgar su información médica, de salud mental, y relacionada con el uso de drogas y alcohol, y como usted puede obtener acceso a esta información.  Por favor, lea este aviso cuidadosamente.

I. Quienes Somos
Este aviso define las prácticas de confidencialidad observadas por Didi Hirsch Community Mental Health Center, o "Didi Hirsch", sus médicos, enfermeras, terapeutas, coordinadores de atención médicas, y demás personal.  El mismo corresponde a los servicios proporcionados a usted en todos los establecimientos de Didi Hirsch.

II. Nuestras Obligaciones Sobre La Confidencialidad
Le ley exige que mantengamos la confidencialidad de su información médica ("Información Médica Confidencial" o "Protected Health Information" o "PHI") y que le proporcionemos este aviso acerca de nuestras obligaciones legales y las prácticas de confidencialidad con respecto a su PHI.  Este aviso define sus derechos y nuestras obligaciones en cuanto al uso o divulgación de su PHI, y le informa acerca de leyes que otorgan protección especial para su PHI.  Algunos ejemplos de PHI son: (1) información sobre su condición médica; (2) información geográfica (tal como donde vive o trabaja); (3) información demográfica (tal como su sexo, raza ó edad); (4) números exclusivos que podrían indentificarle (tales como su numero de seguro social, su licencia de conductor o numero de certificado estatal, o su numero de teléfono).

Siempre que usemos o divulguemos su PHI, estamos obligados a obedecer los términos de este aviso (o cualquier otro aviso en vigencia al momento del uso o divulgación).  Toda revisión o actualización  de este aviso estará a su disposición en todos nuestros establecimientos, a solicitud de su proveedor de servicios médicos.

III. Información General
La información acerca de su atención médica está protegida por leyes federales y estatales, incluyendo la Ley de Responsabilidad y Portabilidad de Seguro Médico de 1996 ("Health Insurance Portability and Accountability Act" o "HIPAA")1 y las regulaciones de Confidencialidad Sobre el Uso de Alcohol y Drogas2 ("Drug and Alcohol Confidentiality Regulations"), según corresponda.  Sin su permiso escrito, Didi Hirsch no puede dar a conocer a ninguna persona ajena a Didi Hirsch el hecho de que usted asiste a alguno de nuestros programas, como así tampoco puede dar a conocer ninguna información que le indentifique a usted como persona que padece de una enfermedad mental o de problemas de uso de drogas o alcohol, ni divulgar cualquier otro tipo de PHI excepto según lo permitido por ley.

IV. Divulgaciones de PHI Permitidas Sin Su Autorización
Las leyes federales y estatales permiten a Didi Hirsch divulgar información por escrito en las siguientes circunstancias:

  • Por razones de tratamiento podemos compartir su PHI con el personal, personal practicante y voluntarios pertenecientes a su programa de Didi Hirsch para coordinar y proporcionarle atención médica.
  • Por razones de pago podemos compartir su PHI para elevar solicitudes de pago por servicios porporcionados como generar reclamos de seguro médico y cobrar facturas.  Si usted está inscrito en un programa de tratamiento para el abuso de drogas o alcohol, nos está prohibido divulgar su PHI por razones de pago sin su autorización.
  • Para nuestras gestiones de asistencia médica, tales como auditorías y evaluaciones de nuestros programas.
  • Para trabajos de investigación, aunque en la mayoría de los casos, le pediremos su autorización por escrito antes de usar o divulgar su PHI.  Sin embargo, bajo ciertas circunstancias, podríamos usar y/o divulgar su PHI sin su autorización si obtenemos autorización a través de un proceso especial de revisión para garantizar que la investigación sin su autorización presente riesgos mínimos a su privacidad.  No obstante, bajo ninguna circunstancia permitiremos que los investigadores usen su nombre o identidad para identificarle a usted públicamente.
  • A nuestros socios comerciales u organizaciones de servicios calificados, bajo un acuerdo de confidencialidad celebrado con estos socios, quienes tendrán acceso a su PHI para desempeñar funciones en representación de Didi Hirsch.  Por ejemplo, una farmacia que le vende sus medicamentos o un abogado con el cual Didi Hirsch consulta pueden tener acceso a su información.  Toda vez que se divulga información suya a una agencia o comercio ajeno a Didi Hirsch, Didi Hirsch exige la firma de un acuerdo de confidencialidad entre ambas partes en el cual dicha agencia o comercio se compromete a no compartir su información con ninguna otra persona.
  • Para cumplir con órdenes judiciales o leyes que estamos obligados a respetar.
  • Para denunciar un delito en un establecimiento de Didi Hirsch o contra personal de Didi Hirsch.
  • Por razones de emergencia médica, a peronal médico.
  • Para reportar un presunto abuso o conducta negligente contra menores o ancianos a las autoridades correspondientes.  No obstante, si usted está inscrito en un programa de tratamiento para el abuso de drogas o alcohol, podemos reportar casos de abuso contra menores y/o ancianos sin su autorización, pero no podemos dar a conocer que usted es participante de dicho programa.
  • Si usted representa un peligro para usted mismo u otras personas y está inscrito en un programa de salud mental, podemos divulgar su PHI a personal médico u organismos de la ley.  Si usted está inscrito en un programa de tratamiento para el abuso de drogas o alchohol y estimamos que representa un peligro para otras personas, su PHI sólo se puede divulgar como informe anónimo o de una forma que no dé a conocer que usted está en un programa para el tratamiento de problemas de abuso de drogas o alcohol.
  • A una agencia de control médico autorizada para realizar auditorías, investigaciones e inspecciones de nuestros establecimientos.  Estas agencias gubernamentales controlan el funcionamiento del sistema de asistencia médica, el cumplimiento con los programas gubernamentales de regulación y las leyes de drechos civiles.

Al divulgar su información por los motivos especificados precedentemente, se divulgará sólo la información específica para llevar a cabo estas funciones.

V. Sus Derechos
Usted tiene los siguientes derechos acerca de su PHI bajo HIPAA y las Regulaciones de Confidencialidad Sobre el Uso de Alchohol y Drogas:

  • El derecho a nombrar un representante personal que pueda actuar en representación suya para controlar la confidencialidad de su PHI.  Generalmente los padres y tutores legales tendrán derecho a controlar la confidencialidad del PHI de menores, a menos que la ley permita que los menores actúen en prepresentación propia.
  • El derecho a revocar su autorización.  Usted puede revocar cualquier autorización por escrito obtenida en relación a su información confidencial, excepto si la misma ha sido por orden del sistema judicial penal, si usted está inscrito en un programa de tratamiento para el abuso de drogas o alcohol, y la autorización fue ordenada por el tribunal.  En casos en los que ya hayamos actuado conforme con la autorización y la revocación sea permitida, la revocación entrará en vigor cuando Didi Hirsch haya recibido y procesado una declaración suya de revocación por escrito.
  • El derecho a solicitar restricciones sobre ciertos usos y divulgaciones de su información médica.  Didi Hirsch no está obligada a aceptar ninguna de las restricciones que usted solicite, pero al aceptar cualquier restricción quedamos obligados por ese acuerdo y no podemos usar ni divulgar la información que usted haya restringido, excepto en los casos en que sea necesario debido a una emergencia médica.  Si desea solicitar una restricción, sirvase comunicarse con su proveedor de servicios médicos.
  • El derecho a solicitar que nos comuniquemos con usted por otros medios o en otro lugar (tal como por teléfono o por correo).  Didi Hirsch concederá cualquier petición que sea razonable sin pedir ninguna explicación de su parte.  Si desea solicitar un medio diferente de comunicación, sirvase comunicarse con su proveedor de servicios médicos.
  • El derecho de inspeccionar y copiar la información médica que Didi Hirsch mentiene sobre usted.  Si desea tener acceso a su información médica, puede solicitárselo a su proveedor de sevicios médicos.  En determinadas circunstancias, podríamos denegar su solicitud, pero usted puede pedir que dicha denegación sea sometida a reconsideración.  Si usted es padre/madre o tutor legal de un menor de edad, es posible que no tenga acceso a ciertas partes del historial clínico del menor, por ejemplo, documentos relacionados con los servicios médicos a los cuales el menor puede legalmente dar su consentimiento, o si el proveedor médico determina de buena fe que el acceso al historial clínico del paciente solicitado por el representante tendría un efecto perjudicial sobre la relación profesional del proveedor con el menor o sobre la seguridad física o el bienestar psicológico del mismo.
  • El derecho a solicitar una modificación de la información médica mantenida por Didi Hirsch sobre usted.  Usted puede solicitar a su proveedor de servicios médicos que modifique su información médica.  Sin embargo, podríamos denegar su solicitud en caso de que la informació no haya sido generada por nosotros, no sea parte de su expediente, o sea precisa y completa.
  • El derecho a solicitar y recibir el detalle de las divulgaciones de su información médica hechas por Didi Hirsch durante los últimos seis años.  Didi Hirsch no está obligado a proporcionar el detalle de las divulgaciones sobre su información médica previas al 14 de abril del 2003 ni del uso y divulgación de su PHI realizados con fines de tratamiento, pago o gestiones de asistencia médica. Si desea solicitar el detalle de su información  médica, sírvase comunicarse con su proveedor de servicios médicos.
  • El derecho a recibir una copia de este aviso.

VI. El Encargado de Confidencialidad
Para obtener más información o si tiene alguna queja.  Si desea obtener más información sobre sus derechos acerca de la confidencialidad de información personal, o bien si considera que hemos infringido su derecho a la confidencialidad o no está de acuerdo con alguna decisión que hayamos tomado acerca del acceso a su PHI, puede comunicarse con nuestro Encargado de Confidencialidad ("Privacy Officer"):

Privacy Officer, Department of Quality Assurance
Didi Hirsch Community Mental Health Center
4760 S. Sepulveda Boulevard
Culver City, CA 90230
Teléfono: (310) 390-6612, ext. 447
privacy@didihirsch.org

También puede presentar quejas por escrito al Director de la Oficina de Derechos Civiles del Departamento de Salud y Servicios Públicos de EE.UU. ("Director, Office of Civil Rights of the U.S. Department of Health and Human Services").  A solicitud, nuestro Encargado de Confidencialidad le proporcionará la dirección correcta del Director.  No tomaremos medida alguna de represalia contra usted por el hecho de que presente una queja ante el Director o ante nosotros.

VII. Fecha de Vigencia y Duración  de Este Aviso

  • Fecha de vigencia:  Este aviso tiene vigencia a partir del 14 de abril del 2003.
  • Derecho a modificar los términos de este aviso:  Podemos modificar los términos de este aviso en cualquier momento.  Si lo hacemos, los nuevos términos del aviso podrían tener vigencia para toda la información médica confidencial que mantenemos, incluida toda la información generada o recibida antes de la emisión del nuevo aviso.  Si modificamos este aviso, publicaremos el nuevo aviso en las salas de espera de Didi Hirsch y en nuestro sitio de internet www.didihirsch.org.  También puede obtener los nuevos avisos comunicándose con su proveedor de servicios.

1 C.F.R. 45, Secciones 160 y 164
2 C.F.R. 42, Sección 2